5 Motivos para usar o Office 365 na gestão de projetos

2018-06-28T10:59:02+00:0028/06/2018|

Os aplicativos mais usados no mundo foram para a nuvem!

Como você já leu aqui no blog, esse é mesmo um movimento fundamental para que as empresas se mantenham relevantes no mercado. A Microsoft, com o Office 365, deu este importante passo permitindo que você acesse seus documentos e arquivos de onde estiver e com total segurança.

Para o gerente de projetos essa é uma inovação que vai potencializar a capacidade de gestão, organizando as equipes e projetos de forma mais simples e prática!

Com um plano de assinatura mensal, o Office 365 garante versões sempre atualizadas do Word, Excel, Power Point, Outlook e companhia, e faz integrações com diversos aplicativos para o seu tempo render de verdade.

Separamos aqui 5 motivos para usar o Office 365 na gestão de projetos. Confira:

  • Visibilidade das tarefas, prazos e entregas

Será que a Marina está finalizando o relatório em São Paulo? E o Renato da filial de Maringá, será que agendou a reunião de entrega? Estamos atrasados em algum ponto?

Quando há muitos projetos em andamento e diversas pessoas envolvidas em cada etapa, é possível que o gestor se perca em alguns momentos, tendo que dedicar tempo do seu dia para retomar o “fio da meada”.

Com o Office 365 é possível criar um painel de controle com todas as etapas que devem ser cumpridas, seus prazos e respectivos responsáveis. Assim, o gerente de projetos acompanha o andamento das tarefas pelo painel e sabe, claramente, se precisa agir em algum ponto específico (sem ter que ficar cobrando o time com frequência).

  • Facilidade de acesso aos arquivos compartilhados via OneDrive

Quem nunca teve um arquivo cujo nome era “Final_2” ou “Final_3_usar este” ou ainda “Finalíssimo_final”?

É um vai e vem de documentos e trocas de e-mails que na hora de enviar o material para o cliente ou fazer uma consulta, sempre paira uma dúvida se você está usando a última versão.

Com a solução da Microsoft, o time todo pode acessar e editar o mesmo documento online, inclusive, simultaneamente.

O histórico de edições permite visualizar quem alterou as informações e quando, dando total controle sobre os ajustes realizados no documento. Por fim, é sempre a última versão ao alcance de todos! E vale lembrar que cada usuário pode armazenar até 1T.

  • Agilidade na comunicação entre os membros do projeto

Por meio de uma suíte de aplicativos como o calendário, o Planner e o Teams, por exemplo, o Office 365 ajuda a imprimir agilidade na comunicação da equipe.

Em poucos segundos é possível agendar uma reunião via Skype com o time e as pessoas já recebem o link para a “sala virtual”. Elas podem ainda “votar” na melhor data/horário para o encontro.

Na integração com o Planner e Teams, por exemplo, é possível configurar o grupo de pessoas que estará ligada ao projeto e definir seus acessos a determinados documentos.  

  • Integração com outras ferramentas

Seu projeto envolve diferentes áreas da empresa e é preciso consultar outros sistemas? O Office 365 pode ser integrado também com ferramentas como Sales Force, Trello, ferramentas de desenvolvimento, entre outros.

A ideia é centralizar tudo o que você vai precisar para gerenciar seus projetos em uma única solução que pode ser utilizada em qualquer parte, bastando ter acesso à internet. É o seu escritório de bolso, garantindo organização, disponibilidade e agilidade!

  • Segurança dos dados hospedados na nuvem

Colocar todas as informações dos seu projetos e equipes na nuvem gera alguma insegurança quanto à confidencialidade dos dados?

A Microsoft garante 5 camadas de segurança e monitoramento proativo dos dados, incluindo proteção de privacidade e tempo de atividade de 99,9%.

Como são várias pessoas acessando informações de diversas fontes, o gerenciamento das credenciais e permissões de acesso para os usuários integrantes dos times tem logon unificado e sincronização com o Active Directory. E a empresa também oferece suporte telefônico e online, recursos técnicos e fóruns comunitários. Tudo para você ficar tranquilo e ser muito produtivo onde estiver!

Fale com a IT Brasil e faça uma simulação de valores para começar a usar o Office 365 na gestão projetos!

Será uma alegria agendar um bate-papo com você e tirar suas dúvidas. Clique aqui e agende uma videoconferência conosco!

Até breve!